Die Verwaltung wird beauftragt einen geeigneten, mehrsprachigen Chatbot zu ermitteln und auf der Homepage anzubieten. Sweit Kosten anfallen, sind diese im Haushalt 2025 einzustellen.

Begründung:

Mit dem neuen Angebot eines mehrsprachigen Chatbots wird die Kreisverwaltung eine moderne Lösung zur Verbesserung der Kommunikation zwischen der Kreisverwaltung und den BürgerInnen anbieten, Verwaltungsprozesse beschleunigen und das teils mühselige Ausfüllen von Formularen durch einfach zu verstehende Dialoge vereinfachen. Im Zuge der Digitalisierung wurden bestehende Prozesse weitgehend analysiert und digitalisiert. Was in der Vergangenheit stapelweise Papier benötigte, kann nun einfach im Internet erledigt werden. Die Daten werden maschinell verarbeitet und beschleunigen die verschiedenen Anliegen.

Nur die Formulare sind geblieben. Tippe hier, klicke da oder überprüfe dies. In Bezug auf die digitale Behörde ist das Problem der Fehleranfälligkeit, gerade bei umfangreichen Anträgen, nach wie vor ein Faktor, welche viele BürgerInnen vor Herausforderungen stellt. Zudem kann es dazu führen, dass Anliegen verzögert oder gar nicht weiter behandelt werden.

Durch eine persönliche Dialoggestaltung kann ein Chatbot das Gefühl einer individuellen Beratung erzeugen und führt die AntragstellerInnen sinnvoll in unterschiedlichen Sprachen durch den Antragsprozess. Je nach Ausgestaltung des Chatbots kommt es zu einem authentischen Dialog durch die Abfrage relevanter Informationen und Rückfragen werden in sekundenschnelle beantwortet. Durch die einfach zu verstehende Sprache und die simple Struktur der Abfragen wird die Erfolgsquote des Prozesses deutlich gesteigert.

Der Chatbot verwertet die Eingaben und erstellt im Anschluss das fertig ausgefüllte Formular für die EndnutzerInnen. Je nach Prozess ist es sogar möglich, dieses an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten oder in einem druckbaren Format auszugeben.